Pourquoi garder mes échanges confidentiels ? Comment mettre en place cette confidentialité ? Quelles sont les précautions à prendre ? Solen CHARLOU, juriste chez Ouest Valorisation, répond à nos questions

Solen, pouvez-vous nous expliquer pourquoi il est important d’être attentif sur la préservation des informations confidentielles des laboratoires via la mise en place d’un accord de confidentialité ?

Oui, bien sûr… Dès lors qu’un laboratoire entend préserver et valoriser ses innovations, il y a besoin de prendre des mesures concrètes de confidentialité.

Il faut avoir en tête que garder une information secrète permet de protéger un résultat de recherche non publié, un savoir-faire, une invention non-brevetable ou n’ayant pas encore fait l’objet d’une demande de brevet.

Sans accord de confidentialité, la divulgation à des tiers d’une innovation, avant sa publication ou avant le dépôt d’un titre de propriété intellectuelle, remettrait en cause son caractère secret, la nouveauté de l’invention et donc sa brevetabilité. La valorisation de l’invention ne serait donc plus possible.

D’accord merci, oui, mais je n’ai pas compris à quel moment il faut mettre en place un accord de confidentialité ?

La question de la mise en place d’un accord de confidentialité se pose dès qu’un personnel de recherche a des échanges avec un tiers sur des informations stratégiques ou confidentielles, dès qu’il discute avec un tiers en vue de collaborer ou de réaliser une prestation pour ce tiers, ou en cas de souhait du tiers d’exploiter une connaissance du laboratoire.

Très bien, quels sont les autres éléments à connaître ou rassembler pour mettre en place cet accord de confidentialité ?

Au sein du laboratoire, l’idéal est d’établir une liste limitative de personnes pouvant communiquer avec le tiers sur les informations confidentielles du laboratoire et ayant accès aux informations confidentielles du tiers.

Ces personnes échangeront selon le Mode « tout confidentiel » – toutes les informations échangées sont confidentielles, ou selon le Mode « confidentialité déclarative » où seules les informations identifiées spécifiquement comme telles sont confidentielles, selon ce qui aura été précisé dans l’accord de confidentialité suite à un échange entre nos équipes et le personnel de recherche.

Cet échange servira aussi à définir dans l’accord de confidentialité le sujet scientifique, la problématique ou la thématique dans un but défini à préciser permettant d’identifier les informations protégées ou protégeables par un droit de propriété intellectuelle (invention brevetable, logiciel, …).

La durée de l’accord sera à préciser, généralement six mois à un an, accompagnée d’une deuxième période pendant laquelle les informations doivent être gardées confidentielles, généralement trois à cinq ans en fonction du domaine scientifique.

Et en pratique, y-a-t-il des précautions à prendre lors des échanges d’informations confidentielles ?

Nous recommandons de mettre des mentions ‘confidentiel’ sur chaque document, mail… à protéger et qui sont échangés avec le tiers.

A chaque réunion avec le partenaire, il faut faire signer une feuille de présence et établir un compte-rendu de réunion afin de prouver la communication d’informations confidentielles (voir fiche pratique confidentialité pour modèle).

Il est également recommandé d’utiliser des cahiers de laboratoire et de les ranger en lieu fermé.